No universo da logística internacional, os processos de cotação de fretes SPOT e BID desempenham um papel crucial na eficiência e competitividade das operações. Contudo, muitas empresas ainda enfrentam desafios significativos devido à complexidade dessas atividades.
A depender da modalidade, lidar com planilhas, múltiplos fornecedores e diferentes moedas torna o processo suscetível a erros que podem comprometer decisões estratégicas e impactar o orçamento. Neste artigo, abordamos as melhores práticas para reduzir esses erros, garantindo mais eficiência e precisão.
Principais desafios e erros comuns
Antes de mergulhar nas práticas recomendadas, é importante entender os erros mais frequentes que ocorrem nas cotações SPOT e BID:
- Dados Inconsistentes: A falta de padronização nos dados recebidos de fornecedores pode levar a análises errôneas, quebras nas planilhas e dificuldades na equalização e sanitização dos dados.
- Equalizações Incorretas: Considerar taxas de origem, destino, frete, câmbio e spreads de forma manual, sem uma ferramenta adequada, pode dar muito trabalho e frequentemente resulta em decisões errôneas que analisam critérios isolados.
- Prazo Insuficiente para Cotações: A demora decorrente de métodos manuais de cotação atrelada à pressão para tomar decisões dentro dos prazos, pode gerar avaliações incompletas que negligenciam detalhes importantes.
- Falta de Visibilidade: Sem ferramentas que consolidem múltiplas informações complexas de forma clara, é difícil tomar decisões assertivas e estratégicas para a companhia.
Melhores práticas para minimizar erros
- Padronize os Processos de Cotação: Ter processos bem estabelecidos para realizar cotações é fundamental para garantir o cumprimento dos prazos, a conformidade da negociação e o acesso às melhores propostas.
- Use Tecnologia para Equalizar Propostas: Sistemas especializados ajudam a calcular automaticamente taxas, câmbios e projeções de custos, evitando falhas humanas e as temidas quebras nas fórmulas de planilhas.
- Amplie o Pool de Fornecedores: Trabalhar com um número maior de fornecedores homologados aumenta a competitividade e reduz riscos de sobrepreço, mas exige uma ferramenta que torne essa expansão gerenciável, sem que haja sobrecarga no time.
- Estabeleça Critérios de Avaliação: Além de custo, avalie fatores como prazos, qualidade do serviço, condições de pagamento e flexibilidade. Isso ajuda a evitar escolhas baseadas apenas no preço mais baixo de frete.
- Centralize Dados e Históricos: Um sistema que centralize todas as informações das cotações anteriores permite análises mais informadas e ajuda a identificar padrões e tendências.
Como a Cargo Sapiens transforma o processo de cotação
A Cargo Sapiens foi desenvolvida para resolver as dores mais comuns no processo de cotação SPOT e BID, garantindo uma gestão mais inteligente, precisa e estratégica. Veja como a solução atua na prática:
- Equalização de cotações em 1 clique: O sistema elimina a necessidade de uso de planilhas com múltiplas trocas de e-mails e cálculos manuais. Ao automatizar a equalização de taxas e propostas, reduz significativamente os erros e o tempo gasto no processo.
- Inteligência artificial na logística: Com o algoritmo Cortex, a Cargo Sapiens analisa cenários complexos e projeta custos totais (TCO), permitindo uma tomada de decisão mais estratégica.
- Gestão centralizada: A plataforma centraliza todas as cotações em um único ambiente digital, oferecendo rastreabilidade e transparência em cada etapa.
- Relatórios e Insights estratégicos: Ao consolidar dados históricos e comparativos, a Cargo Sapiens facilita análises preditivas e promove economias significativas, com savings de 6% até 19%.
- Conformidade e Governança: O sistema garante que todas as transações estejam alinhadas com padrões globais de compliance, minimizando riscos e aumentando a confiança nas negociações de frete.
Reduzir erros nas cotações SPOT e BID não é apenas uma questão de eficiência operacional, mas de redução de custos, garantia de compliance e maior competitividade no mercado. Ao implementar melhores práticas e utilizar ferramentas específicas como a Cargo Sapiens, sua empresa pode transformar processos manuais e suscetíveis a falhas em operações digitais ágeis e confiáveis.
Se sua empresa busca otimizar as cotações e melhorar os resultados logísticos, entre em contato com a Cargo Sapiens para saber como nossa tecnologia pode revolucionar sua gestão de fretes.
